Formulareingaben automatisch als PDF bereitstellen: Mit dem neuen PDF-Feature schnell zum fertigen Dokument

Eine Kundin füllt auf Ihrer Website einen Serviceantrag aus, meldet einen Mangel oder registriert sich für eine Veranstaltung. Nach dem Absenden stellt sich für sie die Frage: „Wie erhalte ich einen übersichtlichen Nachweis für meine Unterlagen?“ Gleichzeitig möchte Ihr Team die übermittelten Daten möglichst schnell und ohne zusätzlichen manuellen Aufwand dokumentieren.

Ohne automatisierte Prozesse bedeutet das häufig zusätzliche Arbeit: Daten müssen übertragen, in Vorlagen eingefügt oder mit externen Tools in PDF-Dokumente überführt werden.

Unser neues PDF-Feature vereinfacht diesen Prozess. Aus Formulareingaben lassen sich automatisch übersichtliche PDF-Dokumente erstellen und bereitstellen, passend zum eigenen Unternehmensdesign und ohne zusätzlichen Programmieraufwand.

Schnell eingerichtet: Die Vorteile des neuen PDF-Features

Online-Formulare machen die Datenerfassung schnell und unkompliziert. Für viele Prozesse in Unternehmen, Behörden und Organisationen reicht der Datensatz allein jedoch nicht aus. Die Angaben sollen zusätzlich als übersichtliches Dokument für die eigenen Unterlagen, die interne Bearbeitung oder die Dokumentation eines Vorgangs vorliegen.
Genau hier setzt die automatische PDF-Erstellung an.

1. Ohne Programmierkenntnisse: Die PDF-Ausgabe lässt sich direkt in Formcentric einrichten. Aufwendige Entwicklungsarbeit oder externe Tools sind dafür nicht erforderlich.
2. Keine manuelle Datenübertragung: Die eingegebenen Werte werden automatisch in das PDF übernommen. Dadurch entfallen zusätzliche Arbeitsschritte und typische Fehlerquellen bei der manuellen Übertragung.
3. Sofortiger Nachweis für Nutzer:innen: Ausfüllende Personen können ihre Angaben direkt nach dem Absenden als PDF erhalten, beispielsweise über einen Download-Link oder per E-Mail. Das schafft Transparenz und kann Rückfragen zu übermittelten Angaben reduzieren.
4. PDFs im eigenen Corporate Design: Logo, Unternehmensfarben und Layout sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild. Je nach Anwendungsfall können zusätzliche Informationen wie Zeitstempel oder Seitenzahlen ergänzt werden.
5. Übersichtliche Dokumente: Mit der Option „Leere Elemente ausblenden“ können unbeantwortete optionale Felder aus der PDF-Ausgabe entfernt werden. So konzentriert sich das Dokument auf die tatsächlich vorhandenen Angaben.

Automatische PDFs für viele Anwendungsfälle

Die automatische PDF-Erstellung eignet sich überall dort, wo aus einer Online-Formulareingabe schnell ein strukturiertes Dokument entstehen soll:

1. Behörden und Kommunen: Bürger:innen füllen Online-Anträge aus und erhalten eine übersichtliche Zusammenfassung ihrer Angaben für die eigenen Unterlagen.
2. Kundenservice und Reklamationen: Eingehende Mängelmeldungen oder Serviceanfragen werden automatisch als strukturiertes PDF dokumentiert und können direkt weiterbearbeitet oder archiviert werden.
3. B2B-Anfragen und Registrierungen: Komplexere Anforderungsprofile oder Registrierungsdaten liegen nach dem Absenden automatisch als übersichtliches PDF vor, beispielsweise zur Weitergabe an Vertrieb oder Kundenberatung.

Formcentric in der Praxis: So richten Sie Ihr PDF ein

In Formcentric lässt sich die automatische PDF-Erstellung ohne eigenen Entwicklungsaufwand in wenigen Schritten einrichten:

1. Vorlage und Design festlegen: Wählen Sie aus verschiedenen PDF-Vorlagen die passende Variante für Ihren Anwendungsfall und passen Sie das Erscheinungsbild zentral im Admin-Center an – beispielsweise mit Ihrem Logo, Ihren Unternehmensfarben und weiteren Layout-Elementen. Änderungen am Branding können zentral vorgenommen und für neu erstellte PDFs übernommen werden.
2. Inhalte auswählen: Legen Sie im Formular-Editor fest, welche Formularfelder und zusätzlichen Inhalte – beispielsweise Einleitungen oder Fußzeilen – im PDF erscheinen sollen.
3. PDF bereitstellen: Bestimmen Sie, wie das fertige Dokument zur Verfügung gestellt wird – etwa als Download-Link in der Bestätigungsnachricht oder automatisch als E-Mail-Anhang.
   

So wird aus einer Formulareingabe automatisch ein fertiges Dokument, ohne manuelle Zwischenschritte.

Sie benötigen die volle gestalterische Kontrolle?

Die automatische PDF-Erstellung eignet sich für viele typische Anwendungsfälle. Wenn Sie jedoch ein sehr spezifisches Dokument oder eine bestehende PDF-Vorlage exakt befüllen müssen, bietet Formcentric ebenfalls die Möglichkeit, ein eigenes PDF hochzuladen und Formularfelder individuell zuzuordnen.
Damit können Sie je nach Anforderung zwischen einer schnell eingerichteten automatischen PDF-Ausgabe und einer individuell gestalteten PDF-Vorlage wählen.

Fazit: Formulareingaben einfach als PDF bereitstellen

Wenn aus Online-Formularen regelmäßig Dokumente für Nutzer:innen oder die interne Weiterverarbeitung benötigt werden, kann die automatische PDF-Erstellung zahlreiche manuelle Arbeitsschritte ersetzen.

Mit dem neuen PDF-Feature von Formcentric lassen sich Formulareingaben direkt nach dem Absenden übersichtlich als PDF bereitstellen – passend zum eigenen Corporate Design und ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand.

Sie möchten Formulareingaben künftig automatisch als PDF bereitstellen?

Formcentric jetzt kostenlos testen oder vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Team und erfahren Sie, wie sich die PDF-Ausgabe in Ihre Formularprozesse integrieren lässt.